Inspirée de la cérémonie américaine marquant la fin des études, la remise de diplôme est un moment majeur. En plus de mettre à l’honneur des efforts, elle fédère les personnes concernées et marque cet événement dans leurs esprits. Pour bien organiser une cérémonie de remise de diplôme, une bonne préparation est nécessaire en amont. Focus sur tous les éléments à préparer avant le grand jour.
Gérer la préparation de l’événement, le budget et les invitations
La première étape consiste à déterminer le lieu, l’heure et la durée de l’événement. D’autres critères peuvent être déterminés comme le choix du chapeau de diplômé ou de la tenue globale. Si des dépenses de ce type sont à prévoir, un budget doit être fixé. Il inclura des dépenses diverses comme la location de la salle, la décoration, les tenues ou le buffet. Quand ces points sont fixés, pensez à envoyer les invitations aux intéressés. Celles-ci donnent les informations pratiques et doivent être envoyées dans les 4 semaines précédant la cérémonie. Pour des questions d’organisation, une réponse peut être exigée, ainsi que le nombre de personnes qui viendront.
Un planning précis pour n’oublier aucune étape clé de l’événement
De par son côté très solennel et sérieux, la cérémonie de remise de diplôme doit suivre un déroulé précis. Tout d’abord, il convient d’accueillir les diplômés et leurs proches à l’entrée du lieu sélectionné. Puis le directeur ou un représentant de l’établissement vient prononcer un discours. Celui-ci doit être rédigé en amont, car souvent inspirant pour les invités. Vient ensuite la cérémonie en elle-même avec la remise du diplôme ou d’une écharpe au diplômé. Le major de promotion peut recevoir une distinction particulière à la fin et prononcer quelques mots. Enfin, la cérémonie s’achève avec un dernier discours de bonne continuation et l’invitation au cocktail ou au buffet.
Un événement festif
Si la cérémonie de remise de diplôme reste un moment majeur et sérieux, il est avant tout festif. Il est pensé pour récompenser les diplômés après leurs études et leur permettre de passer un bon moment avec leurs proches. Pour plus de convivialité, n’hésitez pas à proposer des animations pendant le cocktail. Cette animation peut d’ailleurs être déléguée à une organisation extérieure ou au bureau des étudiants.
Selon les tendances ou le budget, ces animations peuvent varier. Il peut s’agir d’un feu d’artifice, d’une soirée avec DJ ou d’une animation photo. Enfin, pour une dernière touche « à l’américaine », pensez à la photo officielle de la promotion.